【特定技能】POLO手続きの流れ【技術・人文知識・国際業務】
フィリピン人特定技能労働者雇用の際に必要なPOLOやPOEAの手続きの流れについて説明します。
難しいと言われることの多い手続きですが、フィリピン政府が定めている手続きですので必ず行わなければなりません。
今回はわかりやすく解説していきます。
1．特定技能労働者受入れに関する協議及び契約締結
受け入れ機関と送り出し機関が特定技能労働者の送出し業務を行うに当たっての条件を取り決めます。また、Recruitment Agreementと呼ばれる人材募集契約の取り交わしを行います。通常は受入れ機関代表者がフィリピンに渡航していただき、現地で契約の締結を行っていただきます。
2．受入れ機関における雇用条件確定及び書類準備
フィリピン人特定技能労働者受入れに際しては、面接や入管申請に先んじて、POLOやPOEAでの手続きが必要となります。また、その手続きには、受入れ機関の労働者雇入れに係る労働条件を記した雇用契約書などの書類が必要となりますので、先にそれらの条件確定と書類準備をしていただきます。
3．フィリピン大使館労働部（POLO）手続き
１で作成したRecruitment Agreementや２で作成した書面をPOLOへ提出し、受入れ機関の存在及び労働条件確認を行います。書類提出後しばらくすると、POLOより受入れ機関宛面接の日時が通知されますので、通常は受入れ機関の代表者がその日程にあわせ東京若しくは大阪のPOLOに出向き、労働担当官との面接を受けます。後日、POLOより承認印が付された書類が送付されてきます。
POLOへの登録は受入れ機関と送り出し機関との直接契約のみが認められています。
4．フィリピン海外雇用庁（POEA）手続き
３でPOLOより送られてきた書面を送り出し機関にお送りいただき、その後送り出し機関を経由してPOEAに提出します。これにより受入れ機関と送り出し機関の契約の事実確認、受入れ機関とその求人情報の登録などが行われます。
5．労働者募集、面接、雇用条件契約締結
受入れ機関の希望する条件の労働者候補者を募集し、選定していただきます。
面接の結果採用となった労働者候補者と雇用予定契約を締結していただきます。
6．入管申請書類準備
フィリピンの送り出し機関において、受入れ機関が行う入管申請に必要な書類の準備を行います。POEAが発行する諸書類を始めその他の必要書類を用意し、受入れ機関へ送付します。
7．在留資格交付申請
受入れ機関より最寄の入国管理局に直接、または申請取次行政書士に申請を依頼し間接的に在留資格認定証明書交付申請を行います。
８．在留資格認定証明書の交付
入管より受入れ機関に対し労働者の在留資格認定証明書が交付されます。この後、フィリピンの送り出し機関宛同証明書の送付を行っていただきます。
９．査証申請
フィリピンの弊社に到着した在留資格認定証明書を始めとする必要書類を取り揃え、労働者の査証（ビザ）を申請します。おおよそ数日の審査の後、査証の発給を受けます。
１０．PDOS
PDOSとはPre-Departure Orientation SeminarというOWWA（海外労働者福祉庁）が規定する内容を海外で就労するフィリピン国籍者に教育する出国前オリエンテーションセミナーの略称です。海外に就労目的で渡航するフィリピン国籍者は必ず受講しなければならない必須の講習です。もしもこれを受けていない場合には、フィリピンからの出国が許可されません。尚、ほとんどの送出し機関はPDOSを外部に委託しており、週１回の予定にあわせて実習生に受講させます。
１１．POEA手続き
PDOSを受講した証明やその他の書類を再度POEAに提出し、OECを取得しようやく日本に渡航できるようになります。
１２．来日
上記の手続きを経て、フィリピン人特定技能労働者は来日します。
以上となります。
国内に在留している特定技能外国人を雇用する際には上記の7～１0の手続きが在留資格変更許可申請に変わります。
現在はコロナウイルス感染症の影響で省略されている手続きなどもございますので、詳細は弊社までお気軽にお問い合わせください。
弊社では書類作成の依頼も承っております。詳細はこちらから
各手続きの内容についてはこちら
[Specified Skilled Workers] POLO procedure flow [Philippines]
I will explain the procedure flow of POLO and POEA which are necessary for the employment of Filipino Specified Skilled Workers.
It is often said to be a difficult procedure, but it must be done because the procedure is set by the Philippine government.
This time, I will explain in an easy to understand wConsultation and conclusion of contracts concerning the acceptance of Specified Skilled Workers
- Consultation and conclusion of contracts concerning the acceptance of specific skilled workers
The receiving organization and the sending organization determine the conditions for the work of the Specified Skilled Workers. We also sign an agreement called a Recruitment Agreement. Usually, the representative of the accepting organization will travel to the Philippines and conclude the contract there.
2. Determination of employment conditions and preparation of documents at the accepting organization
In order to accept Filipino Specified Skilled Worker, you need to go through the procedures of POLO and POEA prior to the interview and immigration application. In addition, for that procedure, you need documents such as an employment contract that describes the working conditions for the hiring of worker by the accepting organization, so you need to confirm those conditions and prepare the documents first.
3. Labor Department of the Philippine Embassy (POLO) Procedures
Submit the Recruitment Agreement prepared in (1) and the documents prepared in (2) to POLO to confirm the existence of the accepting organization and working conditions. A short time after submitting the documents, the POLO will notify you of the date and time of the interview with the accepting organization. Usually, the representative of the accepting organization will go to the POLO in Tokyo or Osaka according to the schedule and have an interview with the labor officer. POLO will send you a document with a seal of approval at a later date.
Only direct contracts between the accepting organization and the sending organization are allowed to register with POLO.
4. Philippine Overseas Employment Administration (POEA) Procedures
Please send the document sent by POLO to the sending organization in (3), and then submit it to POEA via the sending organization. In this way, the fact of the contract between the accepting organization and the sending organization is checked, and the accepting organization and its job information are registered.
5. Recruitment of workers, interviews and contract of employment conditions
We will recruit and select candidates for workers who meet the conditions of the accepting organization.
We ask you to sign an employment contract with the candidate who was hired as a result of the interview.
6. Preparation of Immigration Application Documents
The sending agency in the Philippines prepares the necessary documents for the immigration application made by the receiving agency. Prepare various documents issued by POEA and other necessary documents and send them to the receiving institution.
7. Application for Grant of Status of Residence
The accepting organization directly applies to the nearest immigration office or indirectly applies for the issuance of a certificate of eligibility by requesting an application from an administrative scrivener.
8. Issuance of Certificate of Eligibility
The immigration office will issue a worker’s certificate of eligibility to the accepting organization. The certificate will then be sent to the sending agency in the Philippines.
9. Visa application
Prepare the necessary documents including the residence qualification certificate that has arrived in our company and apply for a worker’s visa. After a few days of examination, you will be issued a visa.
10. PDOS
PDOS is an abbreviation of Pre-Departure Orientation Seminar, which is a pre-departure orientation seminar to educate overseas Filipino nationals about the contents stipulated by the Overseas Workers Welfare Administration (OWWA). This is a mandatory course that must be taken by all Filipino nationals traveling abroad for work purposes. If you have not received this, you will not be allowed to leave the Philippines. In addition, most sending organizations outsource the PDOS and have the trainees take the course on a weekly schedule.
11. POEA Procedure
The Specified Skilled Worker will able to go to Japan after receiving OEC by submitting the proof of PDOS and other documents to POEA again.
12. Coming to Japan
After completing the above procedures, the Filipino skilled workers will come to Japan.
That’s all.
When employing a foreign national who is residing in Japan under Specified Skill status, the above 7 ~ 10 procedures will be replaced with an application for permission to change the status of residence.
Please feel free to contact our company for more details, as some procedures are currently omitted due to the COVID-19.